Dit leerproces geeft ons steeds beter zicht

“Wij importeren al dertig jaar zuivelproducten uit geheel Europa”, vertelt Eline van der Ende. Sinds 2019 managet zij Finance én IT voor de in Bleiswijk gevestigde groothandel. “We hebben zo een groot Europees netwerk van klanten en leveranciers opgebouwd. In Nederland leveren we met name aan supermarkten. En voor sommige internationaal opererende food-partijen verzorgen we ook de logistiek voor bepaalde productgroepen.”

Continu aanscherpen

Volgens Van der Ende is het continu monitoren en aanscherpen van inkoop- en verkoopafspraken een cruciale voorwaarde voor het zakelijke succes van Konings Zuivel. “De behoeftes van de klant staan daarbij natuurlijk altijd voorop. Zijn de bestelde producten op tijd en in de juiste hoeveelheden beschikbaar? Mede door de beperkte beschikbaarheid van personeel en grondstoffen, is tijdige levering van onze bestellingen niet langer meer vanzelfsprekend.”

Aannames controleren

Van der Ende kijkt daarbij ook scherp naar de prijzen voor bijvoorbeeld energie en brandstof. “Wij moeten doorlopend anticiperen op toekomstige ontwikkelingen”, vertelt ze. “Niet alleen de soms heel stijgende brandstofkosten, maar bijvoorbeeld ook het aantal pallets dat daadwerkelijk in de vrachtwagen bleek te passen. Als je daar niet bovenop zit, staat je rendement al snel onder druk.”

Onvoorspelbaar gedrag

Dal geldt ook voor het gedrag van afnemers. “Zoals klanten die afspreken om per pallet af te nemen”, stelt Van der Ende, “maar bij nader inzien toch liever per kleinere unit bestellen. Dat betekent extra werk voor onze magazijnmedewerkers, en dus een hogere kostprijs per product. Dat wil je uiteraard zo snel mogelijk met de klant in kwestie bespreken. Maar dan moet je daar wel eerst op gewezen worden.”

Slagvaardig reageren

Om snel en slagvaardig in te springen op dit soort uitdagingen, koppelde Van der Ende haar Business Central ERP-systeem met het Power BI-platform. Deze slimme business intelligence-oplossing maakt het mogelijk om de grote hoeveelheid data die Konings Zuivel genereert bij elkaar te brengen. Met deze data helpen slimme algoritmes Van der Ende om talrijke belangrijke door haar geselecteerde KPI’s doorlopend te monitoren.

Leerproces

Het instellen van die KPI’s gaat uiteraard niet vanzelf. “Het is een leerproces waarbij je stukje bij beetje steeds beter zicht krijgt op de factoren die invloed hebben op jouw onkosten, marges en dus omzet onder de streep”, aldus Van der Ende. “De inzichten die Power BI beschikbaar maakt, geven jou weer nieuwe handvaten om nauwkeurig naar belangrijke KPI’s te kijken. En van daaruit kun je Power BI weer effectiever inzetten.”

Kunstmatige intelligentie

De impact van kunstmatige intelligentie op dit proces wordt steeds groter. Microsoft introduceerde eerder dit jaar bijvoorbeeld Copilot. Deze AI-tool helpt je om de inzichten waar je naar op zoek bent op effectieve wijze te formuleren. Het destilleren van waardevolle inzichten uit grote hoeveelheden data wordt zo nog makkelijker. Net als het produceren van een overzichtelijk rapport daarmee je je nieuwe inzichten ook eenvoudig met andere partijen kunt delen.

Klantgerichte inzichten

“De inzichten die we op deze manier genereren zijn niet alleen heel waardevol voor ons, maar regelmatig ook voor onze klanten”, vertelt Van der Ende. “Goed voorbeeld: een klant die we meerdere dagen per week producten leveren met dezelfde houdbaarheidsdatum. Wij kunnen dan proactief de kostprijs tonen van één grotere levering per week. De klant kan dan nadenken over manieren om zijn opslagruimte te vergroten. Veel klanten waarderen het zeer als je op deze manier met ze meedenkt.”