Koningszuivel

“Logistiek is het hart van ons bedrijf”, vertelt Eline van der Ende. Sinds 2019 is zij vanuit haar positie als Controller verantwoordelijk voor het optimaliseren van de financiën én IT-infrastructuur van Konings Zuivel. Het 25 medewerkers tellende bedrijf koopt en verkoopt zuivelproducten sinds midden jaren ’80. Zo bouwde het een groot netwerk op van klanten en leveranciers in geheel Europa. “In Nederland zijn dat met name supermarkten”, vertelt Van der Ende. “Daarnaast verzorgen we voor enkele internationaal opererende partijen ook het gehele logistieke proces voor bepaalde productgroepen.”

Talrijke uitdagingen

Dat levert Van der Ende en haar collega’s een flink aantal uitdagingen op. “Onze klanten zijn scherpe onderhandelaars”, vertelt ze. “Wij moeten continu scherp zicht houden op onze marges, en in het verlengde dus ook op de kosten van bijvoorbeeld grondstoffen, energieprijzen en brandstoffen. Op tijd kunnen uitleveren is uiteraard altijd belangrijk. De beperkte houdbaarheid van een groot deel van de voorraad maakt dat nog lastiger. Zo moeten we dus heel veel ballen in de lucht houden.”

De druk van wet- en regelgeving neemt daarbij ook steeds verder toe. “Zo verplicht de CSRD ons om te rapporteren over onze carbon footprint”, aldus Van der Ende. “De vanaf 2024 actieve NIS2 wetgeving bepaalt dat je als bedrijf stevige maatregelen moet nemen om de kans dat je slachtoffer wordt van cybercriminelen te minimaliseren. Natuurlijk is voorkomen dat ons bedrijf door bijvoorbeeld een ransomware-aanval stilvalt ook zonder wetgeving van cruciaal belang.”

Strategische IT-behoefte

Konings Zuivel rekent al jaren steeds nadrukkelijker op zijn IT-infrastructuur om deze en andere uitdagingen de baas te blijven. “Met name Microsoft Dynamics NAV 2017 was daarbij van onderscheidende waarde”, vertelt Van der Ende. “Naast vrijwel alle veel voorkomende digitale werkzaamheden voor onze groothandel, is deze ERP-oplossing ook zeer geschikt om de bewegingen en kosten van onze voorraad scherp in beeld te houden. Je hebt daardoor snel de juiste cijfers boven water.”

Microsoft heeft verschillende platformen met complementaire oplossingen. Die zijn voor Van der Ende van grote toegevoegde waarde. “Het Power BI-platform help ons bijvoorbeeld om de enorme hoeveelheid data in onze bedrijfsvoering om te zetten in heldere business intelligence-inzichten. De toepassingsmogelijkheden zijn zeer breed. Zo krijg je bijvoorbeeld snel zicht op producten of afnemers waar de marge onder druk staat. Of op trends die het mogelijk maken om slimmer in te kopen.”

Snelle ontwikkelingen

Om verschillende redenen was Konings Zuivel na NAV 2017 toe aan een nieuwe stap. “De regelmatige upgrades werden steeds bewerkelijker”, somt Van der Ende op. “Zeker omdat alle maatwerk daarbij telkens ook weer moest worden aangepast. We wisten bovendien dat deze on-premise draaiende oplossing eindig was. Daarom moesten we sowieso overstappen naar een nieuwe versie. De stap naar de cloud was om meerdere redenen logisch. Voor ons weegt zwaar mee dat we in de cloud altijd gebruik maken van de nieuwste functionaliteit en de best mogelijke beveiliging tegen cybercriminaliteit.”

Konings Zuivel groeide en professionaliseerde de afgelopen jaren in hoog tempo. “Dat resulteerde ook in een steeds complexer wordende digitale infrastructuur”, vertelt ze. “Naast een nieuwe ERP-oplossing, hadden we daarom ook behoefte aan een nieuwe digitale partner. Onze IT-infrastructuur is van strategisch belang voor onze bedrijfsvoering en concurrentiepositie. Daarom hebben we veel tijd en aandacht gestoken in het selecteren en vergelijken van potentiële nieuwe partners.”

Professioneel en duidelijk

Na een intensief selectieproces valt de keuze uiteindelijk op Xperit. Daarvoor waren verschillende goede redenen, vertelt Van der Ende: “Xperit presenteerde zich als een zeer professionele organisatie, die heel projectmatig te werk gaat, maar tegelijk nog wel heel menselijk en betrokken is. Vanaf het begin was duidelijk dat ze ook hun eigen organisatie heel goed op orde hebben. Ze maken een heel georganiseerde indruk, maar stralen daarbij wel uit dat ze veel plezier hebben in hun werk.”

De georganiseerde werkwijze van Xperit resulteerde ook in een helder plan van aanpak. “Je merkt dat je praat met een zeer ervaren partij, die bijvoorbeeld ook ervaring heeft met andere partijen in de food sector. Xperit legde niet alleen precies uit wat zij voor ons konden betekenen, maar beschreef ook heel nauwkeurig wat er van ons zou worden verwacht. Dat gaf ons heel veel duidelijkheid. Werken met Xperit is geen eenrichtingsverkeer, maar een echte wisselwerking tussen twee betrokken partners. Wij hadden daardoor vanaf het begin veel vertrouwen in een goede afloop.”

Pittig migratietraject

De migratie van NAV 2017 naar opvolger Business Central was voor Konings Zuivel en zijn medewerkers een intensieve periode. “De voorgaande jaren hebben we met maatwerk een flink aantal connecties met in onze ERP-oplossing geïntegreerd”, vertelt Van der Ende. “Bijvoorbeeld onze business intelligence-oplossing. De stuurprogramma’s voor onze labelprinters. En ook de Electronic Data Interchange, die het versturen en ontvangen van digitale facturen heel makkelijk maakt. Die connecties zijn van levensbelang voor onze dagelijkse bedrijfsvoering.”

Om zeker te weten dat die bleven functioneren, verhuist Konings Zuivel zijn ERP-systeem niet in één keer volledig naar de cloud. “We werken wel al met Business Central”, vat Van der Ende samen, “maar die draait in een door Xperit gehoste private cloud omgeving. Daarin hebben wij optimale controle. Gedurende het gehele migratieproces moesten onze medewerkers wel testen of alle applicaties en connecties optimaal werkten in de private cloud. Dat kan stressvol zijn, zeker als opeens issues ontstaan die het normale werk vertragen, en extra tijd en aandacht vereisen. Gelukkig gaven de experts van Xperit onze medewerkers telkens weer het vertrouwen dat die issues effectief zouden worden opgelost. En dat gebeurde dan ook consistent.”

Quick wins & duurzame waarde: Konings Zuivel is future proof

De overstap leverde Konings Zuivel direct een aantal quick wins op. “We hebben bijvoorbeeld meteen veel meer mogelijkheden om gepickte orders te verwerken, plus een automatische controle of de oudste producten als eerste weggaan. Dat is ook een belangrijk voordeel van een cloud oplossing die Microsoft doorlopend door ontwikkelt: altijd meteen de laatste mogelijkheden, en geen bewerkelijke upgrades meer. Persoonlijk was ik echter vooral heel blij dat probleemloos de cruciale business intelligence connecties en instellingen kan gebruiken.”

Belangrijkste resultaat voor het gehele bedrijf is volgens Van der Ende echter de stevige en flexibele basis die hiermee is gelegd voor de toekomst. “Met onze Business Central-oplossing in de private cloud hebben we een grote stap gezet”, motiveert ze. “De stap naar de publieke Microsoft SaaS-cloud is nog maar klein. Wij hebben het volste vertrouwen dat we die probleemloos met de hulp van Xperit kunnen zetten. We maken dan direct gebruik van alle bekende cloudvoordelen. Snel op- en afschalen, altijd de laatste software-versie en altijd de best mogelijke beveiliging. We springen daardoor ook veel flexibeler in op nieuwe ontwikkelingen. Zeker in onze dynamische sector is dat van levensbelang.”

“Met Xperit hebben we nu tegelijk ook een partner die ons kan helpen om kansrijke mogelijkheden in een vroeg stadium te signaleren én implementeren”, vervolgt Van der Ende. “Een partner die een grote hoeveelheid kennis van technologie en onze sector koppelt aan de bereidheid om écht met je mee te denken. Je merkt aan alles dat ze altijd hun best doen om het best mogelijke resultaat te halen, en ons bedrijf vooruit te helpen. Meer kun je eigenlijk niet vragen van een goede partnership.”