Migreren naar Business Central

Waarom overstappen naar Business Central?

In een ideale situatie weet en voelt iedereen in de organisatie wat Business Central jullie gaat brengen. Toch kan het gevoel van “moeten” overheersen, bijvoorbeeld omdat de huidige oplossing end-of-life is verklaard. Dat kan voor weerstand zorgen, terwijl de voordelen voor zich spreken:

• Een gestandaardiseerde omgeving die altijd up-to-date is
• Sterk beveiligd
• Lagere costs of ownership
• Meer kwaliteit tegenover minder onderhoud
• Meer mogelijkheden, vrijheid en gemak

Het is belangrijk dat iedereen begrijpt en ziet wat het belang voor de organisatie is. Dat maakt ook de communicatie voor en tijdens het proces zo belangrijk. Mensen die normaal gesproken niet direct met IT te maken hebben, moeten nu actief gaan meewerken aan de overstap. Als niet alle neuzen dezelfde kant op staan, kan de gedroomde snelweg naar de nieuwe manier van werken veranderen in een moeras van weerstand, vertraging en frustratie.  

Wat is de uitgangspositie?

Om de impact van de overgang te bepalen, is de belangrijkste vraag: waar kom je vandaan? Hoe de ERP van de organisatie bij aanvang geregeld is, bepaalt voor een groot deel de complexiteit. Kom je van Exact of SRP, dan ga je een heel nieuw traject aan. Dat is als vanzelfsprekend ingrijpender dan een migratietraject vanuit een systeem dat al dicht tegen Business Central aan ligt.

Migratiestrategieën

Voordat we aan de slag gaan met de migratie, bepalen we eerst de strategie die het beste past bij de wensen van de organisatie. De impact en complexiteit van de overgang is deels ook afhankelijk van welke strategie wordt ingezet. Grofweg zijn er drie strategieën te onderscheiden:

Full upgrade

De huidige NAV of Business Central omgeving wordt volledig gemigreerd naar de cloud. Er wordt en schone omgeving aangemaakt in de cloud en van alle add-ons wordt de nieuwste applicatie gedownload en geïnstalleerd. Data wordt gemigreerd en het “oude” maatwerk is in de nieuwe omgeving als een PTE beschikbaar.

Clean start

Er wordt een ‘schone’ Business Central in de cloud aangemaakt. Van alle add-ons die in gebruik zijn, wordt de nieuwste versie gedownload en geinstalleerd. De data wordt gemigreerd. Alle procedures worden getest. Als blijkt dat maatwerk nodig is, wordt het opnieuw gerealiseerd conform de nieuwe eisen en wensen, en wordt dit als PTE beschikbaar gemaakt. Het resultaat van deze strategie is een nieuwe implementatie met historische data.

Clean finish

Er wordt ook hier een ‘schone’ Business Central in de Cloud aangemaakt. Van alle add-ons die in gebruik zijn, wordt de nieuwste versie uit de gedownload en geinstalleerd. De data wordt gemigreerd. Alle procedures worden getest en waar nodig worden bestaande procedures zodanig aangepast, zodat binnen de kaders van de standaard software gewerkt kan worden.

De voorbereiding

In deze fase stemmen we het project en de gewenste uitkomst af op je organisatie. En omdat we realistisch willen zijn over de resultaten en timing, kijken we ook naar de motivatie. Als die lager is, kan het verstandig zijn om met de nieuwe omgeving dicht bij de bestaande te blijven en zo de overstap zo overzichtelijk mogelijk te maken.  

Data & de brug tussen oud en nieuw

Eén element komt in elk proces terug: datamigratie. De complexiteit daarvan hangt af van factoren die ook de complexiteit van andere stappen in deze fase bepalen, zoals kloof tussen je huidige en gewenste oplossing.  Als je nu op maatwerk leunt, zal het langer duren om een gelijkwaardige omgeving en structuur op te zetten in Business Central. Gebruik je nu een oplossing die al dicht tegen Business Central ‘aanschurkt’, zoals Navision? Dan wordt het al eenvoudiger. Helemaal identiek gaat het natuurlijk nooit worden, maar wee streven er altijd naar om er zo dicht mogelijk bij in de buurt te komen. Als 100% niet lukt, gaan we minimaal voor 90%.  

Richting de eindstreep

Op meerdere punten in het proces bouwen we testrondes in. Wij testen functionaliteiten eerst uitgebreid intern, voordat we onze klanten erbij betrekken. Vanaf dat moment is elk testtraject maatwerk, maar de basis is steeds dat we stap voor stap toe bewegen naar gebruik in de live-omgeving. Een tijdje zullen de oude en de nieuwe oplossing tegelijk draaien, tot we zover zijn dat de stekker uit het oude systeem kan. Uiteraard zorgen we tijdens deze hele periode voor een 100% synchronisatie van alle relevante data.  

Klaar voor de toekomst met diverse apps in Business Central

Wat je al snel zal opvallen aan de Business Central omgeving is het uitgebreide ecosysteem van apps die je kunt koppelen aan jouw oplossing. Sommige zijn van Microsoft, maar er zijn ontelbare leveranciers die apps aanbieden voor zeer specifieke doeleinden en markten. Omdat elke organisatie anders werkt, is er voor de complexere apps maatwerk nodig om ze goed in jouw omgeving te integreren. Zo biedt Business Central talloze mogelijkheden en uitbreidingen die jouw organisatie toekomstbestendig maken.

Xperit: dé IT partner in de transitie naar Business Central

Het eerste en belangrijkste advies: kies de juiste IT-partner. Als een partner de finesses van jouw branche en bedrijf niet kent of begrijpt, kan een transitie al in een vroeg stadium van de geplande route gaan afwijken. Dat wil je voorkomen, want achteraf herstellen is vele malen ingewikkelder en kostbaarder dan vooraf de juiste keuzes en afspraken maken.   

Niet voor niets zijn wij bij Xperit niet alleen gespecialiseerd in Business Central zelf, maar ook in de specifieke inrichting en de aanvullingen voor groothandels. De dynamiek en bedrijfsvoering van deze bedrijven is zo anders dat wij er een speciale Business Central add-on voor hebben ontwikkeld: X-Trade.  

Deel van een groter geheel 

Bovendien werken we samen met de andere bedrijven binnen Axelio, zodat we altijd een antwoord op de vragen van onze opdrachtgevers kunnen geven. En of dat nu van ons komt of vanuit een specialist op het gebied van CRM, MS Dataplatform, PowerBI, ERP, het onderwijs of de moderne werkplek: het resultaat telt.