Vijf signalen dat je ERP naar de cloud moet

Vijf duidelijke signalen dat het tijd wordt om je ERP-pakket naar de cloud te migreren

De aanschaf van een on-premise ERP-pakket is een forse investering. Logisch dat je daar ook zo lang mogelijk gebruik van wilt blijven maken. Tech-expert Forrester deed eind vorig jaar onderzoek naar het grote aantal MKB-ondernemers die de grote stap nog even voor zich uitschuift. Volgens de onderzoekers laten veel ondernemers zich weerhouden door het vooruitzicht van een forse nieuwe tijdsinvestering, gekoppeld aan de onzekerheid over het eindresultaat.

Duidelijke noodzaak

Wat betekent een overstap voor onze huidige werkwijze? En hoe zit het bijvoorbeeld met alle maatwerk dat we in ons huidige pakket hebben geïntegreerd? Tijdens een serie diepte-interviews bleek echter wel dat vrijwel alle ondernemers de uiteindelijke noodzaak van een cloudmigratie onderkennen. En dat veel van hen nu al regelmatig tegen situaties aanlopen die de beslissing om de grote stap te nemen steeds dichterbij brengen. Een aantal punten komen daarbij regelmatig terug.

Lappendeken

Een van de veel gehoorde issues is de lappendeken van on-premise ERP-tools die bij veel van hen in de loop der jaren is ontstaan. Zo hebben gebruikers van een on-premise Microsoft ERP-pakket vaak ook aanvullende Microsoft tools, én tools van andere ontwikkelaars. Door gebruik van verschillende tools voor verschillende activiteiten ontstaan lastig samen te brengen data silo’s. Medewerkers van onder meer Finance en Operations maken hierdoor veel extra uren om data te verzamelen.

Complexiteit

Het gebruik van veel verschillende oplossingen leidt bij veel ondernemers ook tot een groeiende complexiteit van het totale ERP-pakket. Dat maakt de IT-omgeving als geheel steeds lastiger te managen. Medewerkers klagen ok over het feite dat ze regelmatig moeten in- en uitloggen om verschillende gerelateerde werkzaamheden te kunnen verrichten. Ook hier moeten betrokkenen dus veel extra uren maken om hun werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.

Minder flexibele mogelijkheden

Als gevolg van de toenemende complexiteit besluiten ondernemingen ook om nieuwe tools of technologie niet of later te gaan gebruiken. Ook wanneer die het werk van medewerkers vrijwel zeker makkelijker zou maken. “Hoewel medewerkers er dan herhaaldelijk om vragen, moet je dan toch telkens ‘nee’ verkopen”, vertelde een van de deelnemers aan het Forrester-onderzoek. “Je bent constant bezig met afwegingen tussen de meerwaarde van een nieuwe oplossing, en de belasting voor je huidige IT-omgeving.”

Moeite met snelle groei

Met name groothandels die snel groeien, beklagen zich over het feit dat hun on-premise ERP-oplossing die groei onvoldoende kan bijbenen. Zo ontstaat volgens Forrester een zogenaamde ‘digital debt’. Deze ‘digitale schuld’ of achterstand maakt het onder meer moeilijker om op te schalen en in te spelen op de toenemende vraag en andere klantbehoeftes. “De vereiste digitale doorontwikkeling ontspoort dan op essentiële punten, met teleurgestelde klanten als gevolg”, aldus de onderzoekers.

Bemoeilijkt beslissingsproces

Met name onder de zakelijke C-level beslissers in het onderzoek heerst er duidelijke onvrede over de moeite die ze moeten doen om op tijd de juiste informatie uit hun on-premise ERP-systeem te ontsluiten. Dat komt onder meer door de hiervoor beschreven silo-vorming. Als gevolg beschikken de beslissers regelmatig niet over het ‘complete plaatje’ bij het doorhakken van knopen. Meeste klachten gingen over beslissingen rond de budgettering en het forecasten van de vraag en ontwikkelingen in de supply chain.

Uitgelezen moment

Alle deelnemers aan het onderzoek zouden eerder migreren als ze daar de keuze voor hadden. Met name de mogelijkheid om snel en flexibel te reageren op klantbehoeftes heeft grote impact op het al dan niet behalen van je zakelijke doelen, constateert Forrester. De overstap van je on-premise ERP-systeem naar de cloud is daarom ook een uitgelezen moment om jouw digitale partner nauwer bij jouw business te betrekken. Bij Xperit hebben we daar hele duidelijke ideeën over.