Nog effectiever met Microsoft AI-productivity tool

Microsoft Copilot: begin meteen goed met jouw krachtige AI-productivity tool

Met de introductie van Copilot introduceert Microsoft een kunstmatige intelligente oplossing die jouw Dynamics 365-omgeving nog effectiever en gebruiksvriendelijker maakt. Maar hoe zorg je dat de juiste medewerkers deze krachtige nieuwe mogelijkheid optimaal kunnen benutten?

Sinds de introductie in november volgen de updates over Microsoft Dynamics 365 Copilot elkaar snel op. De AI-ondersteunde productivity tool biedt interactieve ondersteuning voor een groot aantal 365-applicaties: van Word, Excel en PowerPoint tot Teams en Sharepoint. Professionals die begrijpen hoe waardevol dat is, plukken de vruchten in een groot aantal veel voorkomende taken.

Onmiskenbare waarde

Volgens de eigen Work Trend Index van Microsoft voelt liefst 77% van alle gebruikers zich productiever, en gelooft 68% dat de inzet van Copilot de kwaliteit van hun werk verbetert. Bijna een derde van de gebruikers rond taken sneller af. Ongetwijfeld is de info wat ‘gekleurd’, maar de waarde van Copilot is onmiskenbaar. Ter illustratie een aantal efficiënte, en nu al veel gebruikte toepassingen:

Word: Microsoft Copilot kan helpen bij het samenvatten, opstellen en herzien van documenten in Word. Het kan ook nuttige suggesties geven om je schrijfvaardigheid te verbeteren.

Excel: Copilot kan gebruikers helpen om nieuwe inzichten te krijgen, aantrekkelijke datavisualisaties te creëren, patronen te detecteren en (Python) workflows te maken.

PowerPoint: De Copilot-functie van PowerPoint kan je ideeën omzetten in volledige presentaties met natuurlijke taalinstructies, of lange presentaties samenvatten.

Outlook: Copilot kan helpen je in-box te organiseren en af te stemmen. Bovendien kan het opvolgende email conversaties samenvatten en suggesties voor antwoorden geven.

Teams: Microsoft voegt continu nieuwe opties toe, en laat Copilot voor Teams binnenkort bijvoorbeeld meetings of uitspraken van medewerkers notuleren of samenvatten.

CRM- als ERP: Copilot als eerste AI-assistent native is ingebouwd in zowel CRM- als ERP-toepassingen. In een toekomstige blog in deze serie beschrijf ik deze waardevolle mogelijkheden voor groothandels.

Licenties geregistreerde gebruikers

Uiteraard moet je voor gebruik eerst de benodigde licenties regelen. Op het moment van schrijven kost een licentie voor Microsoft 365 Copilot 30 dollar per gebruiker per maand. Voor ERP- en CRM-toepassingen kan dat oplopen tot 50 dollar. De hoogte van dat totaalbedrag is afhankelijk van het gehele pakket. De licenties gaan tegenwoordig zoals bekend op naam van geregistreerde gebruikers.

Het is dus de moeite waard om jezelf eerst af te vragen:
Welke medewerkers gaan dit bedrag met hun regelmatige gebruik terugverdienen?

Om die vraag te beantwoorden is het belangrijk te bedenken dat Copilot een groot deel van zijn toegevoegde waarde haalt uit het analyseren van binnen de organisatie geproduceerde data. Die ontsluit de AI-assistant onder meer uit SharePoint Online, OneDrive for Business, Exchange Online en Teams. Medewerkers die daar bovengemiddeld aan bijdragen staan dus voorop.

Volgens de richtlijnen van Microsoft zelf zijn dat bijvoorbeeld medewerkers die:

• Regelmatig rapporten schrijven op basis van analyse van intern opgeslagen data
• Klantgerichte communicatie zoals voorstellen of productinformatie produceren.
• Opties analyseren die beschikbaar zijn voor nieuwe projecten – of andere beslissingen.
• Regelmatig project updates genereren om management en afdelingen te informeren.
• …en die kortgezegd dus in ieder geval veel data gebruiken & opslaan in Microsoft 365.

Adoptie en verandermanagement

Ondanks de gebruiksvriendelijkheid gaat het optimaal benutten van de nieuwe mogelijkheden zeker niet vanzelf. Daar komt bij dat Copilot ook nieuwe interactievormen met zich meebrengt. Hoe reageren medewerkers bijvoorbeeld op automatisch gegenereerde emails van collega’s? En hoe gaat het management om met automatisch gegenereerde inzichten, aanbevelingen of veranderingen?

Cultuurverandering

Succesvol gebruik van Copilot vereist een cultuurverandering, en dus ook een communicatiestrategie. Hou daarbij zeker ook rekening met het feit dat sommige medewerkers hierin mogelijk een bedreiging zien. Zorg dat managers weerstand op tijd aankaarten, en maak trainingen beschikbaar voor alle stakeholders. Zo plukt iedereen de vruchten van deze krachtige AI-productivity tool.