Pieken in een bijzondere business

365 dagen kerst

Op het hoofdkantoor in Noord-Scharwoude voelt het als kerst en meerdere verjaardagen tegelijk. In drie showrooms word je omringd door een gigantische hoeveelheid geschenken. In één ervan spreken we met Guus Tesselaar, MT-lid en verantwoordelijk voor operations, en Pim van Straaten, datamanager. Pims achtergrond, toen hij als stagiair begon bij The Gift, was logistiek. Zijn huidige functie is nieuw en kwam voort uit een transitie waar dit verhaal – onder andere – over gaat.

Een samenspel rond Excel

“4 Jaar geleden werkten we nog met een ERP voor de promotionele branche”, vertelt Guus. “Maar we misten mogelijkheden en diepgang. Onze IT was een samenspel tussen meerdere Excel sheets, Word, mail en andere oplossingen. We waren toen al marktleider in kerstgeschenken en een investeerder die instapte vond het hoog tijd voor een professionaliseringsslag in IT.”

Die investeerder adviseerde Xperit. Helemaal zonder horten en stoten ging de overgang naar de nieuwe oplossing niet. Pim: “Wij kenden onze weg in Excel. Zo’n spreadsheet werkt uiterst flexibel. We hadden gehoopt dat de nieuwe oplossing dat ook zou bieden, maar dat was in onze ogen niet meteen zo. Het zal erbij horen, maar het was wel even schakelen en wennen. Uiteindelijk vonden we onze weg en ontdekten we wat er nog meer mogelijk was.” Waarover later meer.

Vrijheid en service

Wat ook niet hielp bij een snelle implementatie is de dynamiek die speelt in deze branche. Vooral als het om de kerstgeschenken gaat. In de laatste maanden van het jaar is het spitsuur bij The Gift. Guus: “Wij werken in fases: grote klanten spreken we bijvoorbeeld tijdens de kerstpakkettenbeurs in februari. Dan geven ze al aan welke items ze willen gaan voeren. Die items vallen onder raamcontracten. Later komen daar partijen bij die opties nemen op items in bepaalde hoeveelheid. Bijvoorbeeld als ze eerst bij hun klanten willen peilen wat die graag zouden willen hebben. En dan zijn er nog de telefonische orders.”

Die variatie zegt iets over het serviceniveau van The Gift. Guus: “Wij willen onze klanten keuze en flexibiliteit geven, ook al vraagt dat meer van ons én van onze automatisering. Producten in onze magazijnen hebben immers meerdere statussen, zoals ‘gereserveerd/verkocht’ of ‘optie’ of ‘vrij voor verkoop’ en dat heeft weer impact op alle administratie die daarbij hoort. Dit alles weegt extra mee in de laatste drie maanden van het jaar waarin we de meeste artikelen ontvangen, orders klaarzetten én uitleveren.”

Business Central + Power BI

In zo’n periode overschakelen op een ander systeem vonden ze geen goed idee. Pim: “We hebben een tijd lang de twee systemen naast elkaar gebruikt. Dat was dubbel werk, maar het gaf ons wel zekerheid.” Tijdens de overgang liepen ze nog tegen een paar struikelblokken aan, maar uiteindelijk gingen ze helemaal om.

Uiteindelijk zijn The Gift en Xperit uitgekomen op een combinatie van Business Central en Power BI. Pim: “Power BI helpt ons om onze voorraad inzichtelijker te maken en meer met data te doen. Zo is mijn nieuwe functie ontstaan. Nu maken we analyses, forecasts en nog veel meer op basis van data die we eerder gewoon niet in beeld hadden. “

Stap voor stap nog beter

Na de overstap werden steeds meer processen die eerst via bijvoorbeeld Excel en Word verliepen, opgenomen in het nieuwe systeem. The Gift ontdekte de grote en kleine gemakken van digitalisering, zoals orderbevestigingen die nu automatisch worden verstuurd via Outlook. En niet meer handmatig.

Er is nog genoeg te doen volgens Pim: “Koppelingen met bepaalde leveranciers en onze warehousing staan bijvoorbeeld hoog op ons verlanglijstje. We moeten nu nog sommige gegevens handmatig invoeren en dat is een rem op de efficiency. Ook omdat we bijvoorbeeld meerdere verzendingen voor één klant afzonderlijk moeten aanmelden, waardoor die ook afzonderlijk vervoerd zouden worden.”

Optimaliseren

Ook processen die wél binnen hun bereik liggen, worden geoptimaliseerd. Guus: “We zijn gestart met een webshop om de druk op de orderadministratie te verlichten en het aantal telefoontjes te verminderen. Op onze webshop vermelden we alle info en de voorraadstatus van onze artikelen, waardoor we minder belletjes van klanten krijgen. Die optimalisaties voeren we uit met hulp van Richard van Xperit. Hij heeft zich echt verdiept in ons bedrijf, snapt hoe de processen werken en we hebben prettig contact met hem.

Samen zorgen we voor duidelijke afspraken en beschrijvingen van wat we doen. Want we willen natuurlijk niet eindeloos en in alles investeren.” Met dit nieuwe systeem rendeert de investering inmiddels. Guus: “De optimalisatiepunten leveren ons uiteindelijk wel veel gemak, tijd en geld op. Daardoor kunnen we ons blijven ontwikkelen. En daar doen we het voor.”