Meer inzicht en minder fouten

Transitie naar modern cloud ERP

Samengevat ziet All Care zichzelf als producent van dispenserlijnen en leverancier van hygiëne concepten. All Care BV is in 1996 begonnen als importeur van Mediclinics (Spanje). Het assortiment bestond hoofdzakelijk uit haar- en handdrogers. In de loop der jaren zijn hier verschillende merken bijgekomen zoals bijvoorbeeld SanTral en Valera en heeft All Care BV haar afzetgebied uitgebreid naar markten als Duitsland, België, Engeland, Frankrijk, Tsjechië en Polen. Het productassortiment is inmiddels uitgebreid met alle sanitair accessoires die in een toilet of voorruimte geplaatst kunnen worden.

Naast importeur is All Care BV ook fabrikant. In 2005 is All Care BV begonnen met het ontwikkelen van eigen RVS dispenserlijnen, de productie hiervan werd uitbesteed aan productiepartners. Vanwege de groeiende vraag uit de markt naar eigen product(lijnen) is de All Care GmbH opgestart. Hier ontwikkelt en produceert All Care eigen productlijnen voor groothandels zoals afvalbakken, zeepdispensers of complete dispenserlijnen. Binnen All Care heerst een familiecultuur, dit is te herkennen aan de goede onderlinge verhoudingen, flexibiliteit van processen en de zorg voor het personeel. De mens staat centraal.

ERP voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen zowel intern als extern

All Care wilde graag bedrijfsprocessen optimaliseren en automatiseren om zo ook fouten te reduceren. Tijdens het traject is er direct ook gekeken naar de betere rapportagemogelijkheden voor directie en verkoop. Naast deze interne verbeteringen heeft All Care ook de externe processen onder de loep genomen. Daaruit werd duidelijk dat er ook op dit vlak optimalisatie gewenst is. Zo is er gekeken naar EDI-koppelingen, Track & Trace codes bij verzendingen en betere updates van lopende orders bij bestellingen. Voldoende aanleiding om over te gaan tot een ERP-selectietraject.

Keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central

In de aanloop naar de definitieve keuze is er een afweging gemaakt mede op basis van de eisen en wensen. Zo lag er een voorkeur voor een toekomstgericht cloud ERP-systeem. Microsoft kreeg als leverancier de voorkeur omdat zij voorop lopen in ontwikkelingen en door de halfjaarlijkse updates blijf je altijd meegaan met de nieuwste en meest recente ontwikkelingen. Verder kwam naar voren dat de initiële implementatie relatief eenvoudig verloopt. Ook het ruime Microsoft partnernetwerk heeft invloed gehad op de keuze voor Microsoft om niet teveel afhankelijk te zijn van één partner. “Als het gaat om de oplossing van Business Central zagen we bij de demo allerlei mogelijkheden om o.a. de administratie en warehouse naar onze wensen te automatiseren. Ook zijn bij Business Central veel mogelijkheden voor integraties met vervoerders en koppelingen d.m.v. EDI.” Aldus Sjan Bogert, Marketing Manager en projectleider bij All Care.

Verbeteringen vooral op orderverwerking

“Het was duidelijk dat we met ons voorgaande branchespecifieke softwarepakket PowerAll tegen beperkingen aanliepen. Zeker gezien de groei in de markt en de beoogde doorontwikkelingen wilden we richting de cloud. Ook werkt het in Business Central een stuk eenvoudiger door verbeterde klantkoppelingen en als het gaat om het wijzigen van artikelinformatie en prijzen. Zo kunnen we kortingen en prijsafspraken direct invoeren en verwerken bij de orders. We werken met scanners in het magazijn waardoor er een sneller orderverwerking plaatsvindt ook richting de boekhouding doordat er veel meer processen zijn geautomatiseerd. Door de integratie met de vervoerders verloopt de goederenafhandeling ook een stuk sneller en is er up-to-date informatie voor onze klanten beschikbaar. Daarnaast horen wij positieve geluiden van onze klanten over de dropship ervaringen.”

Samenwerking met Xperit

“We hebben om een paar redenen voor Xperit als implementatiepartner gekozen. Allereerst wilden we graag een partner met een bepaalde ervaring en kennis van onze markt. Daarnaast bemerkten wij in de voorgesprekken dat onze culturen goed bij elkaar pasten en zo ontstond er een klik en daarmee vertrouwen. In de projecten verliep de samenwerking dan ook heel prettig en konden we goede afspraken met elkaar maken. De ondersteuning bij de implementatie was uitstekend, we hebben het team goed mee kunnen krijgen iedereen was gemotiveerd. Uiteraard zijn er altijd wat verbeterpunten, zo ook in dit project. We hebben bewust gekozen voor een wat langere doorlooptijd gedurende de implementatie zodat alle belangrijke punten voor livegang gerealiseerd waren. Voordeel daarvan was wel dat de livegang heel soepel verliep en we nauwelijks tegen dingen aanliepen. Over het geheel genomen zijn we zeer tevreden.”

En hoe verder?

All Care heeft een behoorlijke groei doorgemaakt, zeker ook omdat er een enorme vraag ontstond naar hygiëneproducten door de coronapandemie. Met het gebruik van Business Central kan er nu voldoende worden bijgedragen aan deze groei. “We kunnen met dezelfde mensen meer werk aan en het is eenvoudiger geworden om nieuwe medewerkers in te werken omdat er meer wordt vastgelegd in het ERP-systeem. Verder zijn we nog bewuster bezig te sturen op onze doelstellingen, dit is mogelijk omdat de rapportages ons beter inzicht verschaffen. Zoals gezegd zijn we nu al blij met de verbeteringen rondom klantenafspraken nu ze worden vastgelegd, maar we willen graag nog een stap verder gaan met betrekking tot klanttevredenheid en de klantervaring optimaliseren. Er is een plan om een webportaal op te zetten voor onze klanten, gekoppeld is aan Business Central. We willen daarmee onze klanten inzage geven in de voorraden, de actuele prijsafspraken, de facturen en de mogelijkheid te bieden orders direct in het systeem te zetten. Al met al nog voldoende plannen komende tijd.” Sluit Sjan Bogert af.